Externa IT-tjänster kräver eftertanke
Externa IT-tjänster, som lagring av dokument och så kallade molntjänster, kan underlätta arbetet på advokatbyrån. Men innan byrån tar steget till externa tjänster krävs noggranna analyser och eftertanke. En promemoria från Advokatsamfundet kan vara till hjälp.
En arbetsgrupp inom Advokatsamfundet har analyserat de frågor som externa IT-tjänster väcker. Arbetsgruppens slutsats blir att det inte finns några egentliga hinder för advokater att använda externa tjänster. En förutsättning är dock att man kan upprätthålla tystnadsplikten och advokatens övriga yrkesplikter.
Arbetsgruppen pekar i sin rapport på en rad punkter som man särskilt bör tänka på. Det handlar bland annat om byråns tillgång till sina egna data och om hur säkert materialet förvaras. Dessutom är rättsläget i dag oklart när det gäller i vilken utsträckning myndigheter och andra utomstående genom till exempel processuella tvångsmedel kan få tillgång till data som lagras hos ett externt företag. Advokatsamfundet bedömer dock att elektroniskt lagrad information ska åtnjuta samma skydd som den information som lagras på advokatbyrån, och alltså omfattas av beslagsförbud.
Arbetsgruppens rekommendationer och råd finns samlade i en promemoria, som sänts ut till alla advokater och biträdande jurister med ett cirkulär. Rapporten finns också på Advokatnätet, www.advokatsamfundet.se/referens.
Även Datainspektionen har uppmärksammat de allt vanligare molntjänsterna. I en granskning fann myndigheten brister hos både kunder och leverantörer av denna typ av IT-tjänster, bland annat vad gäller de avtal och villkor som leverantörerna erbjuder.
Datainspektionen har tagit fram en vägledning som tydliggör vilka krav som personuppgiftslagen ställer vid användning av molntjänster. Vägledningen kan hämtas på myndighetens webbplats eller kostnadsfritt beställas som trycksak.
Även den europeiska advokatorganisationen CCBE har intresserat sig för hur advokater kan använda molntjänster. I ett svar till EU-kommissionen pekar CCBE på en rad faktorer som är speciella för just advokater vid användandet av externa IT-tjänster. Skriften finns på CCBE:s webbplats.
Ulrika Brandberg