Sveriges advokatsamfunds styrelse har beslutat att låta uppdatera Advokatsamfundets rapport från 2011 om användningen av externa IT-tjänster i advokatverksamhet. Uppdateringen har gjorts med anledning av den fortsatta tekniska utvecklingen, ikraftträdandet av ny dataskyddslagstiftning (GDPR), rättsutvecklingen när det gäller processuella tvångsmedel och det tilltagande hotet mot advokatetiska kärnvärden.
Styrelsen har beslutat att den uppdaterade rapport som en arbetsgrupp har utarbetat ska skickas till Advokatsamfundets ledamöter.
Sammantaget konstateras i rapporten att användningen av datateknik erbjuder advokater en möjlighet att förbättra standarden och snabbheten på juridiska tjänster, men att användandet av externa IT-lösningar även kan innebära problem i förhållande till de regler som gäller för advokater. Arbetsgruppens promemoria innehåller en rad rekommendationer och praktiska råd om hur sådana problem kan undvikas.
Arbetsgruppen gör bedömningen att det inte finns några egentliga hinder mot att använda externa IT-lösningar, under förutsättning att gällande dataskyddsregler, advokatens tystnadsplikt och övriga yrkesplikter upprätthålls och efterlevs. Men det finns ett antal förhållanden som särskilt måste uppmärksammas när en advokatbyrå väljer att låta en extern leverantör ansvara för byråns ärendedokumentation och klientinformation. En advokat bör exempelvis särskilt beakta aspekter som rätt till åtkomst till egna data, säkerhet hos leverantören, säkerställande av sekretess gentemot leverantör, extern åtkomst till data, skydd av data, intern användarreglering, gränsöverskridande tjänster, äganderätt till data med mera.
Varje advokat bör göra nogsamma överväganden i enlighet med de rekommendationer som lämnas i rapporten innan känslig information anförtros en extern IT-leverantör.
Rapporten Uppdaterad vägledning om användningen av externa IT-tjänster vid advokatverksamhet